토도이스트로 시작하는 스마트한 프로젝트 관리 가이드

▌ 목차

• 📱 토도이스트 기본 개념과 핵심 기능
• 🎯 프로젝트 설정과 구조화 전략
• ✅ 효율적인 작업 관리와 우선순위 설정
• 👥 팀 협업과 공유 기능 활용법
• 🚀 생산성 향상을 위한 고급 활용 팁
• 🔗 외부 앱 연동과 자동화 설정
• ❓ FAQ

 

토도이스트는 2007년에 출시된 이후로 전 세계 3천만 명 이상이 사용하는 대표적인 프로젝트 관리 도구예요. 단순한 할 일 목록을 넘어서 복잡한 프로젝트도 체계적으로 관리할 수 있는 강력한 기능들을 제공하고 있답니다.

 

토도이스트로 시작하는 스마트한 프로젝트 관리 가이드

 

특히 자연어 입력 기능과 직관적인 인터페이스로 누구나 쉽게 시작할 수 있으면서도, 라벨, 필터, 템플릿 같은 고급 기능으로 전문적인 프로젝트 관리도 가능해요. 개인 사용자부터 대기업까지 다양한 규모의 조직에서 활용되고 있는 이유가 바로 이런 유연성 때문이랍니다.

 

📱 토도이스트 기본 개념과 핵심 기능

토도이스트의 가장 큰 특징은 자연어 처리 기능이에요. '내일 오후 3시 회의 준비'라고 입력하면 자동으로 날짜와 시간을 인식해서 설정해준답니다. 이런 직관적인 입력 방식 덕분에 빠르게 작업을 추가할 수 있어요. 매일, 매주, 매월 같은 반복 설정도 '매주 월요일 팀 미팅' 이렇게 자연스럽게 입력하면 되니까 정말 편리해요.

 

프로젝트는 토도이스트의 핵심 구조예요. 업무, 개인, 학습 등 큰 카테고리로 나누고, 그 안에 세부 프로젝트를 만들 수 있어요. 예를 들어 '업무' 프로젝트 아래에 '마케팅 캠페인', '제품 개발', '고객 지원' 같은 하위 프로젝트를 만들어서 체계적으로 관리할 수 있답니다. 각 프로젝트는 색상으로 구분할 수 있고, 즐겨찾기로 등록해서 빠르게 접근할 수도 있어요.

 

섹션과 하위 작업 기능을 활용하면 더욱 세밀한 관리가 가능해요. 하나의 프로젝트 안에서 '기획', '실행', '검토' 같은 섹션으로 나누고, 큰 작업은 여러 개의 하위 작업으로 분해할 수 있어요. 이렇게 하면 복잡한 프로젝트도 한눈에 파악하고 단계별로 진행할 수 있답니다. 특히 하위 작업은 4단계까지 중첩이 가능해서 아주 세밀한 작업 분해도 가능해요.

 

라벨 시스템은 작업을 다양한 기준으로 분류할 수 있게 해줘요. @중요, @긴급, @15분작업 같은 라벨을 만들어서 작업의 성격을 표시할 수 있어요. 나중에 필터 기능과 결합하면 '오늘 할 중요한 작업', '15분 안에 끝낼 수 있는 작업' 같은 맞춤형 목록을 만들 수 있답니다. 라벨은 색상도 지정할 수 있어서 시각적으로도 구분이 쉬워요.

 

📊 토도이스트 주요 기능 비교표

기능	무료 버전	프로 버전
프로젝트 수	5개	300개
협업 인원	5명	25명
리마인더	제한적	무제한

 

우선순위 설정은 P1부터 P4까지 네 단계로 구분할 수 있어요. P1은 빨간색으로 표시되는 가장 중요한 작업이고, P4는 회색으로 표시되는 낮은 우선순위 작업이에요. 이 우선순위는 오늘 보기에서 자동으로 정렬되어 표시되니까 중요한 일부터 처리할 수 있답니다. 키보드 단축키로도 빠르게 우선순위를 설정할 수 있어서 작업 중에도 효율적으로 관리할 수 있어요.

 

댓글과 파일 첨부 기능으로 각 작업에 대한 상세 정보를 추가할 수 있어요. 회의 자료, 참고 링크, 메모 등을 댓글로 남기면 나중에 작업할 때 필요한 모든 정보를 한 곳에서 확인할 수 있답니다. 프로 버전에서는 파일 업로드도 가능해서 문서나 이미지를 직접 첨부할 수 있어요. 팀 프로젝트에서는 댓글로 소통하면서 작업을 진행할 수 있어서 이메일 왕복을 줄일 수 있답니다.

 

카르마 시스템은 토도이스트만의 독특한 동기부여 기능이에요. 작업을 완료하면 포인트를 얻고, 연속으로 목표를 달성하면 스트릭이 쌓여요. 일일 목표와 주간 목표를 설정할 수 있고, 달성률에 따라 초급부터 그랜드마스터까지 레벨이 올라간답니다. 게임처럼 재미있게 할 일을 관리할 수 있어서 꾸준히 사용하는 데 도움이 돼요.

 

빠른 추가 기능은 언제 어디서나 아이디어를 놓치지 않게 해줘요. 단축키 Q를 누르면 바로 작업 추가 창이 뜨고, 모바일에서는 위젯이나 음성 입력으로 빠르게 추가할 수 있어요. 이메일을 토도이스트로 전달하는 기능도 있어서 중요한 이메일을 작업으로 변환할 수 있답니다. 브라우저 확장 프로그램을 설치하면 웹페이지를 작업으로 저장하는 것도 가능해요.

 

🎯 프로젝트 설정과 구조화 전략

효과적인 프로젝트 구조는 생산성의 기초예요. GTD(Getting Things Done) 방법론을 적용한다면 '인박스', '다음 행동', '대기 중', '언젠가/아마도' 같은 프로젝트를 만들 수 있어요. 인박스는 모든 새로운 작업을 일단 담아두는 곳이고, 매일 또는 매주 정기적으로 검토해서 적절한 프로젝트로 분류하면 돼요. 이렇게 하면 아이디어를 놓치지 않으면서도 체계적으로 관리할 수 있답니다.

 

영역별 프로젝트 분류도 좋은 방법이에요. '업무', '개인', '학습', '건강' 같은 큰 카테고리를 만들고, 각각 하위 프로젝트를 만드는 거예요. 예를 들어 '학습' 아래에 '영어 공부', '프로그래밍 학습', '독서' 프로젝트를 만들 수 있어요. 색상 코딩을 활용하면 한눈에 어떤 영역의 작업인지 구분할 수 있답니다. 빨간색은 긴급, 파란색은 업무, 초록색은 개인 이런 식으로 나만의 색상 규칙을 만들어보세요.

 

템플릿 기능을 활용하면 반복되는 프로젝트를 효율적으로 관리할 수 있어요. 예를 들어 '월간 보고서 작성' 프로젝트를 템플릿으로 만들어두면, 매달 같은 구조의 작업 목록을 빠르게 생성할 수 있답니다. 토도이스트는 다양한 공식 템플릿도 제공하는데, '주간 검토', '여행 준비', '이사 체크리스트' 같은 템플릿을 활용하면 시간을 절약할 수 있어요.

 

PARA 방법론을 적용하는 것도 추천해요. Projects(프로젝트), Areas(영역), Resources(자료), Archives(보관)의 약자인 PARA는 디지털 정보를 체계적으로 관리하는 방법이에요. 토도이스트에서는 활성 프로젝트, 책임 영역, 참고 자료, 완료된 프로젝트로 구분해서 관리할 수 있답니다. 완료된 프로젝트는 보관하면 나중에 참고할 수 있으면서도 현재 작업 공간을 깔끔하게 유지할 수 있어요.

 

🗂️ 프로젝트 구조화 방법론 비교

방법론	특징	적합한 사용자
GTD	컨텍스트 기반 분류	다양한 업무 처리자
PARA	정보 체계화 중심	지식 근로자
칸반	진행 상태 중심	프로젝트 매니저

 

보드 뷰를 활용한 칸반 스타일 관리도 가능해요. '할 일', '진행 중', '검토', '완료' 섹션을 만들어서 작업을 드래그 앤 드롭으로 이동시키면서 관리할 수 있답니다. 특히 팀 프로젝트에서는 누가 어떤 작업을 진행 중인지 한눈에 파악할 수 있어서 유용해요. 각 섹션에 작업 개수 제한을 두면 WIP(Work In Progress) 제한도 구현할 수 있답니다.

 

시간 기반 프로젝트 구조도 효과적이에요. '오늘', '이번 주', '이번 달', '분기별' 프로젝트를 만들어서 시간 단위로 작업을 관리하는 방법이에요. 매주 일요일에 다음 주 작업을 '이번 주' 프로젝트로 옮기고, 매달 마지막 날에 다음 달 작업을 준비하는 식으로 운영할 수 있답니다. 이렇게 하면 단기와 장기 목표를 균형 있게 관리할 수 있어요.

 

목표 기반 프로젝트 설정도 동기부여에 도움이 돼요. '2025년 목표', '분기별 OKR', '월간 목표' 같은 프로젝트를 만들고, 각 목표를 달성하기 위한 구체적인 작업들을 하위에 배치하는 거예요. 진행률을 시각적으로 확인할 수 있고, 정기적으로 검토하면서 방향을 조정할 수 있답니다. 나의 생각으로는 이런 목표 중심 접근이 장기적인 성장에 특히 효과적이에요.

 

프로젝트 아카이빙 전략도 중요해요. 완료된 프로젝트는 바로 삭제하지 말고 '2025년 완료' 같은 보관 프로젝트로 이동시키는 게 좋아요. 나중에 비슷한 프로젝트를 진행할 때 참고할 수 있고, 연말에 한 해를 돌아볼 때도 유용하답니다. 정기적으로 오래된 프로젝트를 정리하면서 작업 공간을 깔끔하게 유지하세요.

 

✅ 효율적인 작업 관리와 우선순위 설정

2분 규칙을 토도이스트에 적용하면 작업 관리가 훨씬 효율적이 돼요. 2분 안에 끝낼 수 있는 작업은 @2분 라벨을 붙여두고, 시간이 날 때마다 빠르게 처리하는 거예요. 이런 작은 작업들이 쌓이면 부담스러워지는데, 틈틈이 처리하면 큰 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있답니다. 커피 브레이크나 회의 전후 자투리 시간을 활용하기 좋아요.

 

시간 블로킹 기법과 토도이스트를 연계하면 더욱 강력해요. 캘린더에 작업 시간을 먼저 확보하고, 토도이스트에서 해당 시간에 할 작업을 배정하는 거예요. '오전 9-11시 보고서 작성' 같은 식으로 구체적인 시간을 작업 이름에 포함시키거나, 구글 캘린더와 연동해서 자동으로 일정을 생성할 수도 있답니다. 이렇게 하면 하루를 더 계획적으로 보낼 수 있어요.

 

아이젠하워 매트릭스를 라벨로 구현하는 것도 좋은 방법이에요. @중요긴급, @중요비긴급, @비중요긴급, @비중요비긴급 라벨을 만들어서 작업을 분류하는 거예요. 필터를 만들어서 '오늘의 중요긴급 작업'을 빠르게 확인할 수 있고, 중요하지만 긴급하지 않은 작업들이 소홀히 되지 않도록 정기적으로 검토할 수 있답니다.

 

배치 처리는 효율성을 크게 높여줘요. 비슷한 성격의 작업들을 모아서 한 번에 처리하는 거예요. 예를 들어 @이메일, @전화, @문서작성 같은 라벨을 만들고, 하루 중 특정 시간을 정해서 집중적으로 처리하는 거예요. 컨텍스트 스위칭을 줄일 수 있어서 집중력도 높아지고 작업 속도도 빨라진답니다.

 

⏰ 시간 관리 기법별 활용 가이드

기법	토도이스트 활용법	효과
포모도로	@25분 라벨 활용	집중력 향상
타임박싱	작업명에 시간 명시	시간 관리 개선
MIT	P1 우선순위 3개 설정	핵심 업무 집중

 

에너지 레벨을 고려한 작업 배치도 중요해요. @고집중, @중집중, @저집중 라벨을 만들어서 작업의 난이도를 표시하고, 자신의 에너지 레벨에 맞춰 작업을 선택하는 거예요. 오전에는 고집중 작업을, 오후 슬럼프 시간에는 저집중 작업을 배치하면 하루 종일 생산성을 유지할 수 있답니다.

 

주간 검토 시스템을 구축하면 장기적인 생산성이 향상돼요. 매주 일요일에 '주간 검토' 반복 작업을 만들고, 체크리스트로 검토 항목을 만드는 거예요. 지난주 완료한 작업 검토, 미완료 작업 재일정, 다음 주 계획 수립, 프로젝트 진행 상황 점검 등을 포함시키면 좋아요. 이렇게 정기적으로 전체를 조망하면 중요한 일을 놓치지 않을 수 있답니다.

 

반복 작업 패턴을 효과적으로 설정하는 것도 중요해요. '매주 월, 수, 금 운동', '매월 첫째 주 월요일 월간 보고', '3개월마다 분기 검토' 같은 다양한 패턴을 자연어로 입력할 수 있어요. 완료하면 자동으로 다음 일정이 생성되니까 잊어버릴 걱정이 없답니다. 휴일이나 예외 상황도 '매 평일' 같은 표현으로 처리할 수 있어요.

 

필터와 쿼리를 활용한 맞춤형 뷰 생성은 토도이스트의 강력한 기능이에요. '오늘 | 기한 초과', '@중요 & 7일 이내', '담당자: 나 & @검토필요' 같은 복잡한 조건도 설정할 수 있어요. 자주 사용하는 필터는 즐겨찾기로 등록해서 빠르게 접근할 수 있답니다. 아침에 확인할 '오늘의 MIT', 퇴근 전 확인할 '내일 준비사항' 같은 필터를 만들어보세요.

 

👥 팀 협업과 공유 기능 활용법

팀 프로젝트에서 역할 분담을 명확히 하는 것이 협업의 시작이에요. 토도이스트에서는 작업 담당자를 지정할 수 있고, @멘션으로 특정 팀원에게 알림을 보낼 수 있어요. 프로젝트 설정에서 각 멤버의 권한을 관리할 수 있는데, 관리자는 모든 권한을, 일반 멤버는 작업 추가와 편집만 가능하도록 설정할 수 있답니다.

 

활동 로그를 통해 팀의 진행 상황을 실시간으로 파악할 수 있어요. 누가 언제 어떤 작업을 완료했는지, 새로운 작업이 추가되었는지, 댓글이 달렸는지 등을 한눈에 볼 수 있답니다. 특히 원격 근무 환경에서는 이런 투명한 정보 공유가 팀워크를 유지하는 데 큰 도움이 돼요. 매일 아침 활동 로그를 확인하면서 팀의 진행 상황을 파악하는 습관을 만들어보세요.

 

공유 라벨을 활용한 크로스 프로젝트 관리도 유용해요. 여러 프로젝트에 걸친 작업들을 @마케팅팀, @개발팀 같은 팀 라벨로 관리하면, 각 팀이 자신들과 관련된 모든 작업을 한 번에 확인할 수 있어요. 부서 간 협업이 필요한 작업은 @협업필요 라벨을 붙여서 특별 관리할 수도 있답니다.

 

템플릿 공유로 팀의 작업 표준화를 이룰 수 있어요. '신제품 출시 프로세스', '고객 온보딩 체크리스트', '버그 리포트 템플릿' 같은 표준 템플릿을 만들어 팀원들과 공유하면, 누구나 일관된 방식으로 작업을 진행할 수 있답니다. 템플릿은 CSV 파일로 내보내고 가져올 수 있어서 다른 팀이나 프로젝트에도 쉽게 적용할 수 있어요.

 

👨‍👩‍👧‍👦 팀 협업 기능 활용 가이드

기능	활용 방법	장점
댓글 @멘션	@이름으로 알림 전송	즉각적인 소통
섹션 담당자	섹션별 책임자 지정	명확한 역할 분담
팀 인박스	공동 작업 수집함	아이디어 중앙화

 

데일리 스탠드업을 토도이스트로 진행하는 팀도 많아요. 각자 오늘 할 일을 P1으로 표시하고, 어제 완료한 작업은 활동 로그에서 확인하며, 블로커가 있는 작업은 @도움필요 라벨을 붙이는 식으로 운영할 수 있어요. 화상 회의 대신 비동기적으로 진행할 수 있어서 시간대가 다른 원격 팀에 특히 유용하답니다.

 

프로젝트 대시보드 역할을 하는 개요 프로젝트를 만드는 것도 좋은 방법이에요. 각 하위 프로젝트의 주요 마일스톤과 현재 상태를 한 곳에 모아두는 거예요. '프로젝트 A - 60% 완료', '프로젝트 B - 기획 단계' 같은 식으로 전체 현황을 파악할 수 있답니다. 주간 팀 미팅에서 이 대시보드를 보면서 논의하면 효율적이에요.

 

외부 협력사나 클라이언트와의 협업도 가능해요. 게스트 권한으로 특정 프로젝트에만 접근할 수 있도록 초대할 수 있답니다. 프로젝트별로 공개 범위를 설정할 수 있어서 민감한 정보는 보호하면서도 필요한 부분은 투명하게 공유할 수 있어요. 클라이언트가 직접 피드백을 댓글로 남기면 이메일 왕복을 줄일 수 있답니다.

 

팀 생산성 리포트를 활용한 개선점 찾기도 중요해요. 토도이스트 비즈니스 버전에서는 팀 전체의 완료율, 개인별 기여도, 프로젝트별 진행률 등을 확인할 수 있어요. 이 데이터를 바탕으로 병목 구간을 찾고, 업무 분배를 조정하며, 프로세스를 개선할 수 있답니다. 월간 회고 미팅에서 이런 데이터를 활용하면 객관적인 논의가 가능해요.

 

🚀 생산성 향상을 위한 고급 활용 팁

키보드 단축키 마스터하기는 생산성의 지름길이에요. Q로 빠른 추가, E로 작업 편집, 1-4 숫자로 우선순위 설정, @로 라벨 추가, #으로 프로젝트 선택 등 주요 단축키를 익히면 마우스 없이도 대부분의 작업을 처리할 수 있어요. 특히 Tab과 Shift+Tab으로 작업 들여쓰기를 조절하면 하위 작업을 빠르게 만들 수 있답니다.

 

스마트 일정 기능을 최대한 활용해보세요. '매주 평일 오전 9시', '2주마다 금요일', '매월 마지막 평일' 같은 복잡한 반복 패턴도 자연어로 입력할 수 있어요. '다음 주 화요일부터 3일 동안'처럼 기간을 지정하는 것도 가능하답니다. 시간대 설정도 지원해서 '뉴욕 시간 오후 2시'라고 입력하면 자동으로 변환돼요.

 

컨텍스트별 필터 세트를 만들어두면 상황에 맞는 작업을 빠르게 찾을 수 있어요. @집, @사무실, @이동중 같은 장소 라벨과 @온라인, @오프라인 같은 도구 라벨을 조합해서 '집에서 할 수 있는 온라인 작업' 같은 필터를 만드는 거예요. 출장이나 재택근무 때 특히 유용하답니다.

 

음성 입력 기능을 활용한 빠른 아이디어 캡처도 좋아요. 모바일 앱에서 마이크 버튼을 누르고 말하면 자동으로 텍스트로 변환되고, '내일 오후 3시'같은 일정도 인식해요. 운전 중이나 산책하면서 떠오른 아이디어를 놓치지 않을 수 있답니다. Siri나 구글 어시스턴트와 연동하면 '토도이스트에 우유 사기 추가해줘'라고 말하는 것만으로도 작업을 추가할 수 있어요.

 

💡 생산성 향상 팁 모음

팁	구현 방법	예상 효과
일괄 편집	Shift+클릭으로 다중 선택	시간 50% 절약
스마트 리스케줄	AI 일정 제안 활용	균형잡힌 일정
파워 서치	검색 연산자 조합	빠른 작업 찾기

 

카르마 트렌드를 분석해서 자신의 생산성 패턴을 파악해보세요. 어떤 요일에 가장 많은 작업을 완료하는지, 어떤 시간대가 가장 생산적인지 확인할 수 있어요. 이 정보를 바탕으로 중요한 작업을 가장 생산적인 시간에 배치하고, 슬럼프 시간에는 간단한 작업을 배정하면 전체적인 효율이 올라간답니다.

 

작업 분해 기법을 체계적으로 적용하면 큰 프로젝트도 부담 없이 진행할 수 있어요. 큰 작업을 3-5개의 중간 단계로 나누고, 각 단계를 다시 구체적인 행동으로 분해하는 거예요. '책 쓰기'라는 큰 작업을 '목차 작성', '1장 초고', '1장 수정' 같은 식으로 나누면 진행 상황을 명확히 파악할 수 있고 성취감도 자주 느낄 수 있답니다.

 

미완료 작업 관리 전략도 중요해요. 매일 밤 미완료 작업을 검토하고 다음 날로 재일정하거나, 더 이상 필요 없으면 삭제하는 습관을 만드세요. '언젠가/아마도' 프로젝트를 만들어서 당장 하지 않을 작업들을 보관하면, 현재 작업 목록을 깔끔하게 유지하면서도 아이디어를 잃지 않을 수 있어요.

 

개인 대시보드를 만들어서 한눈에 현황을 파악하세요. '오늘의 포커스' 필터에는 P1 작업 3개만, '이번 주 목표' 필터에는 주요 마일스톤을, '대기 중' 필터에는 다른 사람의 응답을 기다리는 작업을 모아두는 거예요. 아침에 이 대시보드를 확인하면서 하루를 시작하면 방향성을 잃지 않고 일할 수 있답니다.

 

🔗 외부 앱 연동과 자동화 설정

구글 캘린더와의 양방향 동기화는 일정 관리를 한 차원 높여줘요. 토도이스트의 작업이 캘린더에 자동으로 표시되고, 캘린더에서 만든 이벤트를 토도이스트 작업으로 가져올 수 있어요. 시간이 정해진 작업은 캘린더에서, 시간이 유동적인 작업은 토도이스트에서 관리하면서도 전체 일정을 한눈에 볼 수 있답니다.

 

Zapier나 IFTTT를 활용한 자동화는 반복 작업을 크게 줄여줘요. 이메일에 별표를 표시하면 자동으로 토도이스트 작업이 생성되거나, 특정 해시태그가 있는 트윗을 작업으로 변환하는 등 다양한 자동화가 가능해요. 스프레드시트의 새 행이 추가되면 작업이 생성되도록 설정하면 데이터 기반 작업 관리도 가능하답니다.

 

슬랙이나 마이크로소프트 팀즈와 연동하면 팀 커뮤니케이션이 훨씬 효율적이 돼요. 채팅 메시지를 바로 작업으로 변환하거나, 작업 완료 알림을 팀 채널에 자동으로 전송할 수 있어요. /todoist 명령어로 채팅창에서 바로 작업을 추가하고 확인할 수 있어서 컨텍스트 스위칭을 줄일 수 있답니다.

 

시간 추적 앱과의 연동으로 실제 소요 시간을 파악할 수 있어요. Toggl이나 Clockify 같은 앱과 연동하면 작업별로 얼마나 시간이 걸렸는지 자동으로 기록돼요. 이 데이터를 분석하면 더 정확한 시간 예측이 가능하고, 생산성 개선 포인트도 찾을 수 있답니다.

 

🔌 주요 연동 앱과 활용 시나리오

연동 앱	주요 기능	활용 예시
Notion	데이터베이스 연동	프로젝트 문서화
Gmail	이메일→작업 변환	인박스 제로 달성
Alexa	음성 명령	핸즈프리 작업 추가

 

브라우저 확장 프로그램을 활용한 웹 클리핑도 유용해요. 흥미로운 기사나 참고할 웹페이지를 발견하면 바로 토도이스트 작업으로 저장할 수 있어요. URL이 자동으로 포함되고, 선택한 텍스트를 메모로 추가할 수도 있답니다. '나중에 읽기' 프로젝트를 만들어서 관리하면 정보 수집과 처리를 체계적으로 할 수 있어요.

 

API를 활용한 커스텀 통합도 가능해요. 프로그래밍 지식이 있다면 자신만의 자동화 스크립트를 만들 수 있어요. 예를 들어 CRM 시스템과 연동해서 고객 팔로업 작업을 자동 생성하거나, 코드 저장소와 연동해서 이슈를 작업으로 변환하는 등 업무 특성에 맞는 커스터마이징이 가능하답니다.

 

모바일 위젯과 컴플리케이션 설정으로 빠른 접근성을 확보하세요. iOS와 안드로이드 모두 홈 화면 위젯을 지원하고, 애플 워치나 웨어 OS 스마트워치에서도 사용할 수 있어요. 손목에서 바로 작업을 확인하고 완료 처리할 수 있어서 이동 중에도 생산성을 유지할 수 있답니다.

 

백업과 내보내기 전략도 중요해요. 정기적으로 CSV나 JSON 형식으로 데이터를 백업하고, 중요한 프로젝트는 PDF로 내보내서 보관하세요. 토도이스트가 다운되거나 계정 문제가 생겨도 데이터를 잃지 않을 수 있고, 다른 도구로 마이그레이션할 때도 유용하답니다. 자동 백업 스크립트를 설정하면 더욱 안전해요.

 

❓FAQ

Q1. 토도이스트 무료 버전과 프로 버전의 차이는 뭔가요?

 

A1. 무료 버전은 5개 프로젝트, 프로젝트당 5명 협업, 5MB 파일 업로드 제한이 있어요. 프로 버전은 300개 프로젝트, 25명 협업, 100MB 파일, 무제한 리마인더, 자동 백업 등 고급 기능을 제공해요.

 

Q2. 오프라인에서도 토도이스트를 사용할 수 있나요?

 

A2. 네, 모바일 앱과 데스크톱 앱은 오프라인 모드를 지원해요. 오프라인에서 작업한 내용은 인터넷 연결 시 자동으로 동기화됩니다.

 

Q3. 토도이스트에서 반복 작업을 어떻게 설정하나요?

 

A3. 작업 입력 시 '매일', '매주 월요일', '3일마다' 같은 자연어를 입력하면 자동으로 반복 설정이 돼요. 더 복잡한 패턴도 지원합니다.

 

Q4. 실수로 삭제한 작업을 복구할 수 있나요?

 

A4. 프로 버전에서는 활동 로그에서 삭제된 작업을 확인하고 복구할 수 있어요. 백업 기능도 있어서 전체 데이터 복원도 가능합니다.

 

Q5. 팀원과 프로젝트를 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

 

A5. 프로젝트 설정에서 '사람 추가' 버튼을 클릭하고 이메일 주소를 입력하면 초대장이 발송돼요. 상대방이 수락하면 협업이 시작됩니다.

 

Q6. 토도이스트 카르마 점수는 어떻게 계산되나요?

 

A6. 작업 완료, 일일/주간 목표 달성, 연속 목표 달성(스트릭) 등으로 포인트를 얻어요. 레벨은 초급부터 그랜드마스터까지 있습니다.

 

Q7. 구글 캘린더와 어떻게 연동하나요?

 

A7. 설정 > 연동에서 구글 캘린더를 선택하고 계정을 연결하면 돼요. 양방향 동기화나 단방향 동기화를 선택할 수 있습니다.

 

Q8. 라벨과 필터의 차이점은 뭔가요?

 

A8. 라벨은 작업에 태그를 붙이는 거고, 필터는 특정 조건의 작업들을 모아서 보는 뷰예요. 라벨을 활용해서 필터를 만들 수 있습니다.

 

Q9. 토도이스트에서 시간 추적이 가능한가요?

 

A9. 토도이스트 자체에는 시간 추적 기능이 없지만, Toggl이나 Clockify 같은 시간 추적 앱과 연동해서 사용할 수 있어요.

 

Q10. 작업에 파일을 첨부할 수 있나요?

 

A10. 프로 버전에서는 작업 댓글에 파일을 첨부할 수 있어요. 무료 버전은 5MB, 프로 버전은 100MB까지 업로드 가능합니다.

 

Q11. 토도이스트 데이터를 내보낼 수 있나요?

 

A11. 설정 > 백업에서 CSV 형식으로 전체 데이터를 내보낼 수 있어요. 프로젝트별로 템플릿 형식으로도 내보내기가 가능합니다.

 

Q12. 여러 기기에서 동시에 사용할 수 있나요?

 

A12. 네, 웹, 윈도우, 맥, iOS, 안드로이드 등 모든 플랫폼에서 실시간 동기화되어 사용할 수 있어요.

 

Q13. 토도이스트에서 마크다운을 사용할 수 있나요?

 

A13. 작업 이름과 댓글에서 기본적인 마크다운 문법을 지원해요. 볼드, 이탤릭, 링크 등을 사용할 수 있습니다.

 

Q14. 섹션과 하위 작업의 차이는 뭔가요?

 

A14. 섹션은 프로젝트 내 작업들을 그룹화하는 구분선이고, 하위 작업은 상위 작업에 종속된 세부 작업이에요.

 

Q15. 토도이스트 API를 사용하려면 프로그래밍을 알아야 하나요?

 

A15. API 직접 사용은 프로그래밍 지식이 필요하지만, Zapier나 IFTTT 같은 노코드 도구로도 자동화를 구현할 수 있어요.

 

Q16. 작업 우선순위는 몇 단계로 설정할 수 있나요?

 

A16. P1(빨강), P2(주황), P3(파랑), P4(회색) 4단계로 설정할 수 있어요. 우선순위가 높을수록 목록 상단에 표시됩니다.

 

Q17. 토도이스트에서 간트 차트를 볼 수 있나요?

 

A17. 토도이스트 자체에는 간트 차트 기능이 없지만, Ganttify 같은 서드파티 도구와 연동해서 사용할 수 있어요.

 

Q18. 완료한 작업 기록은 얼마나 보관되나요?

 

A18. 완료한 작업은 영구적으로 보관돼요. 프로젝트별로 완료 작업을 확인하거나 활동 로그에서 전체 기록을 볼 수 있습니다.

 

Q19. 토도이스트 비즈니스 버전은 뭐가 다른가요?

 

A19. 팀당 500개 프로젝트, 프로젝트당 50명 협업, 팀 관리 기능, 우선 지원, 팀 빌링 등 기업용 기능을 제공해요.

 

Q20. 리마인더 알림을 커스터마이징할 수 있나요?

 

A20. 프로 버전에서는 위치 기반, 시간 기반 리마인더를 설정할 수 있고, 알림 소리와 진동도 커스터마이징 가능해요.

 

Q21. 토도이스트에서 습관 추적이 가능한가요?

 

A21. 반복 작업과 스트릭 기능을 활용하면 습관 추적이 가능해요. '매일 운동' 같은 반복 작업을 만들고 연속 달성을 추적할 수 있습니다.

 

Q22. 프로젝트 템플릿을 다른 사람과 공유할 수 있나요?

 

A22. CSV 파일로 내보내서 공유하거나, 토도이스트 템플릿 갤러리에 제출할 수 있어요. 링크 공유 기능도 있습니다.

 

Q23. 토도이스트에서 메모나 노트를 작성할 수 있나요?

 

A23. 작업 댓글 기능을 활용해서 상세한 메모를 작성할 수 있어요. 마크다운 문법도 지원해서 서식 있는 노트도 가능합니다.

 

Q24. 다크 모드를 지원하나요?

 

A24. 네, 모든 플랫폼에서 다크 모드를 지원해요. 설정에서 테마를 변경하거나 시스템 설정을 따르도록 설정할 수 있습니다.

 

Q25. 토도이스트 단축키를 커스터마이징할 수 있나요?

 

A25. 기본 단축키는 변경할 수 없지만, 브라우저 확장 프로그램이나 시스템 단축키 도구로 추가 커스터마이징이 가능해요.

 

Q26. 작업을 다른 프로젝트로 이동하려면 어떻게 하나요?

 

A26. 작업을 선택하고 프로젝트 아이콘을 클릭하거나, 드래그 앤 드롭으로 이동할 수 있어요. 일괄 이동도 가능합니다.

 

Q27. 토도이스트에서 서브태스크는 몇 단계까지 가능한가요?

 

A27. 하위 작업은 최대 4단계까지 중첩이 가능해요. 너무 깊은 중첩은 관리가 복잡해질 수 있으니 적절히 사용하세요.

 

Q28. 완료율이나 진행 상황을 시각적으로 볼 수 있나요?

 

A28. 카르마 트렌드에서 일일/주간 완료율을 그래프로 볼 수 있고, 프로젝트별 진행 상황도 확인할 수 있어요.

 

Q29. 토도이스트 계정을 삭제하면 데이터는 어떻게 되나요?

 

A29. 계정 삭제 시 모든 데이터가 영구 삭제돼요. 삭제 전에 반드시 백업을 받아두시기 바랍니다.

 

Q30. 토도이스트 고객 지원은 어떻게 받을 수 있나요?

 

A30. 헬프 센터에서 문서를 확인하거나, 이메일로 지원팀에 문의할 수 있어요. 프로/비즈니스 사용자는 우선 지원을 받을 수 있습니다.

 

 

⚠️ 주의사항 및 면책조항 안내

• 💡 이 콘텐츠는 토도이스트 프로젝트 관리 도구 활용에 대한 일반적인 가이드를 제공하기 위한 목적이에요.
• 📱 제시된 기능과 인터페이스는 토도이스트 버전 업데이트에 따라 변경될 수 있어요.
• 💰 요금제별 기능 제한과 가격은 토도이스트 정책 변경에 따라 달라질 수 있으니 공식 웹사이트에서 확인하세요.
• 🔗 외부 앱 연동 시 각 서비스의 개인정보 처리방침과 보안 정책을 확인하시기 바라요.
• 💾 중요한 데이터는 정기적으로 백업하시고, 민감한 정보는 별도로 안전하게 관리하세요.
• 🌐 인터넷 연결이 불안정한 환경에서는 동기화 문제가 발생할 수 있으니 주의하세요.
• 👥 팀 협업 시 권한 설정을 신중히 하고, 퇴사자의 접근 권한은 즉시 해제하세요.
• ⚙️ 자동화 설정은 충분히 테스트한 후 실제 업무에 적용하시기 바라요.
• 📊 생산성 도구는 개인의 업무 스타일에 따라 효과가 다를 수 있어요.
• 🎯 본문의 활용 팁과 방법론은 참고 사항이며, 자신의 상황에 맞게 조정해서 사용하세요.

🔖 이 글은 토도이스트 활용에 대한 일반적인 안내로, 공식 매뉴얼을 대체하지 않아요.
최신 기능과 정확한 사용법은 토도이스트 공식 헬프 센터(todoist.com/help)를 참조하시기 바랍니다.